Cómo formar equipos efectivos – 1ra parte

  • 13.09.2017

En el anterior artículo mencionamos la importancia del buen funcionamiento de los equipos para un correcto desempeño de la compañía, y en esta oportunidad debemos mencionar algo que parece olvidarse: los equipos son más eficaces cuando se diseñan cuidadosamente. Para diseñar y desarrollar un equipo altamente eficaz, podemos considerar las siguientes pautas:

1. Establecer metas claras a ser producidos por el equipo.
Las metas deben ser diseñadas siguiendo las siglas “SMART, que es un acrónimo de:

Specific (Específico)
Measurable (Mesurable)
Achievable (Realizable)
Relevant (Relevante)
Time-bound (De duración determinada)

2. Establecer criterios para medir la eficacia del equipo.

Un conjunto de criterios podrían ser, por ejemplo, a) Presentar 2 propuestas de producto por semestre en lugar de anualmente, y b) Optimizar el tiempo de producción. Si escribe estos criterios, será útil para una eventual comunicación y discusión con todos los miembros del equipo.

3. Definir un mecanismo de comunicación entre los miembros del equipo.

La comunicación constante es el rasgo más importante de un grupo exitoso. Sin la comunicación, no existe equipo. Así que es positivo tener en cuenta que la comunicación es correcta cuando:
– Todos los miembros reciben regularmente y comprenden informaciones sobre el grupo, por ejemplo, su propósito, la pertenencia, la situación y los logros.
– Estas comunicaciones pueden ser entregadas a través de boletines periódicos, informes de estado, reuniones, correos electrónicos y herramientas de colaboración.

4. Definir un procedimiento para que los miembros tomen decisiones y resuelvan problemas.

La planificación y el establecimiento de procedimientos son muy importantes. Los equipos encuentran regularmente situaciones en las que deben tomar decisiones y resolver problemas de manera eficaz. Los grupos exitosos documentan un procedimiento mediante el cual cada individuo puede tomar decisiones y así se garantiza que todos los miembros son conscientes del procedimiento.

5. Desarrollar procedimientos de dotación de personal (contratación, formación, organización, en sustitución).

Con mucha frecuencia, cuando una persona se une a un equipo de trabajo parece exigírsele que automáticamente se “ponga el chip”. Pero este enfoque no logra aprovechar el valor real de los miembros. En cambio, con un trabajo previo de organización, los grupos exitosos permiten a los miembros identificar qué roles y conocimientos se necesitan en el grupo con el fin de lograr el propósito y los planes del grupo, y además entender el propósito del grupo, su papel, sus próximos pasos y dónde obtener ayuda.

6. Determinar el número de miembros del grupo.

Considere el grado de especialización necesario para alcanzar los objetivos, incluyendo las áreas de conocimiento y habilidades. Incluya por lo menos una persona que tenga habilidades para la gestión de reuniones. Intente incluir una diversidad de valores y perspectivas para asegurar ideas sólidas y apertura a la novedad.

7. Determinar los plazos para iniciar y terminar el equipo (si es aplicable).

Ahora considere el tiempo necesario para lograr los objetivos del equipo, y cuánto tiempo podría tomarle reclutar y organizar esos recursos. Escriba estos tiempos para una comunicación y discusión con todos los miembros del equipo.