Problemática del Área

El primer paso para asegurar que las condiciones de pago se cumplan en el plazo estipulado, es que vuestro cliente reciba la Factura debidamente confeccionada, con la documentación adjunta, que permita su aprobación en los plazos acordados.

La adopción por parte de las empresas de un sector de Pago a Proveedores rígido, hace que los comprobantes a cobrar deban pasar por un sinnúmero de acciones, antes de que el mismo se canalice en el circuito de pagos.

A su vez, el uso cada vez mas frecuente de portales web para llevar a cabo la carga de los comprobantes emitidos, suma también un paso extra, el cual debe asociarse muchas veces a documentación interna de las compañías, tales como Órdenes de Compra, Ordenes de Pedidos, Remitos, entre otros.

Atento nuestra experiencia, conocemos detalladamente cada uno de los procesos y contemplamos una solución ad hoc para cada caso, intentando que los comprobantes emitidos se encuentren en tiempo y forma disponibles en el canal de pago correspondiente.

Factura Electrónica de Crédito

También en este último tiempo, mediante la aparición de la Factura Electrónica de Crédito, ha disminuido el margen de error en las facturas emitidas, y se debe estar muy atentos a la confección de la misma para que no sea rechazada por vuestro cliente. Un rechazo implica que los tiempos de cobro se renueven, desde el momento que vuestro cliente detecta el error y la rechaza.

Resolución 4540/19 AFIP. Libro IVA Digital

Por último, y para aquellas empresas que tienen en su cartera de clientes a Cadenas de Supermercado y Mayoristas, en cumplimiento a la Resolución 4540 de AFIP, obliga a las empresas tener al día el envío de Notas de Crédito o Débito por acuerdos comerciales, es decir ajustar el precio de la venta cuando existan descuentos, bonificaciones, quitas, devoluciones, rescisiones, intereses, diferencias de cambio, entre otras situaciones no previstas en la factura original.

Para todo ello, Grupo EMAC cuenta con el expertise necesario, los procesos informáticos y el personal altamente entrenado para llevar a cabo todo el proceso, desde la emisión de los comprobantes mencionados, hasta la detección de que el mismo se encuentre en el canal de pagos de vuestro cliente; pudiendo vuestra empresa obviamente optar sobre que parte del proceso tercerizar, o bien todo en su conjunto.

Toda esta tarea y el progreso de cada comprobante, desde el envío hasta la aceptación conforme del mismo, se podrá visualizar desde nuestro portal web.

Entendemos este paso como vital para un éxito de cobro en las fechas acordadas comercialmente.

Emisión de Notas de Débito y Crédito por diferencias de cambio

Para aquellas compañías que emitan sus Facturas en moneda extranjera, comúnmente Dólares o Euros, detectamos que existe una dilación importante entre la fecha de pago, la detección de una posible variación cambiaria y la emisión de la Nota de Debito o Credito que ajuste dicha variación.

Nuestro departamento de Gestion audita y detecta en tiempo y forma la valoración o desvaloración en el tipo cambiario al momento del pago, y emite automáticamente el comprobante correspondiente para la inclusión del mismo en la cuenta corriente de vuestro cliente, y de esta manera llevar a cabo el reclamo en caso de corresponder.

Sin dudas, esta tarea será muy beneficiosa para vuestra empresa, puesto que los valores de los productos comercializados no se verán afectados manteniendo estos controles permanentemente funcionando en los circuitos de vuestra contabilidad.

Es necesario destacar, que en este punto, nuestros servicios pueden ir desde la detección de la necesidad de emitir un comprobante de ajuste, hasta su envío y reclamo.

Digitalización de comprobantes

Para llevar a cabo el proceso arriba mencionado, muchas veces se debe llevar a cabo realizar el re envío de documentación digitalizada, pero hemos detectado también que existe documentación tales como remitos u otra documentación propia de las operaciones de las empresas que deban digitalizarse.

Nuestra empresa recepciona toda la documentación física y lleva a cabo su digitalización, tanto para almacenarla en vuestros sistemas para su posterior consulta, o bien enviarla adjunta a los comprobantes a cobrar, requisito que es imprescindible en algunas empresas para la aceptación de una factura comercial.

En síntesis, esta etapa prevé tener todas las soluciones para evitar distorsiones, demoras y disputas, que lleven a demora el pago de un determinado comprobante en tiempo y forma.