En esta segunda parte continuaremos explorando algunas pautas para diseñar y desarrollar un equipo eficaz:

8. Asigne el papel de líder – para asegurar que los sistemas y las prácticas se siguen.

El líder debe asegurar que todos los miembros del equipo: a) son atendidos correctamente, b) entienden el propósito del grupo y su papel en él, c) están activos en el cumplimiento de ese propósito y su papel, y d) utilizan los procedimientos establecidos para tomar decisiones y resolver problemas.

9. Asignar el papel de comunicador – la comunicación es vital en los equipos.

La comunicación es la característica más importante de un equipo exitoso, como ya mencionamos. Es muy riesgoso dejarla al azar por lo que alguien debería ser designado para asegurar que todos los miembros reciben comunicaciones regulares sobre el propósito, la pertenencia, roles y estatus. Las comunicaciones también deben establecerse con la gente fuera del equipo, especialmente aquellos que toman decisiones o determinan si el equipo tiene éxito o no.

10. Contacte a cada miembro del equipo.

Antes de la primera reunión, invite a cada miembro potencial y comunique los objetivos del proyecto, por qué la persona fue seleccionada, los beneficios de los objetivos de la organización, el plazo para el esfuerzo del equipo y quien dirigirá el equipo (al menos inicialmente).

11. Desde el principio, planifique actividades para fomentar la confianza y las relaciones de trabajo.

Actividades para fortalecer al equipo pueden incluir, por ejemplo, un retiro en el que los miembros se presenten, ejercicios en los que los miembros se ayudan mutuamente a resolver un problema o satisfacer un objetivo concreto y realizable, o un largo periodo en el que los miembros pueden expresar sus preocupaciones y frustraciones sobre sus asignaciones del equipo.

12. Planificar cuidadosamente la primera reunión.

En la primera reunión, revise los objetivos del equipo, por qué cada miembro fue seleccionado, cuales son los beneficios de los objetivos para la organización, el plazo para el trabajo en equipo, quién dirigirá al equipo (al menos, en un principio), cuando el equipo podrían reunirse y dónde, y los cambios que se han producido desde las reuniones individuales. Asegúrese de comunicar.

13. Regularmente, controlar e informar sobre la situación respecto al logro de la meta.

Muy frecuentemente un equipo comienza con un plan cuidadosamente diseñado, pero luego lo abandona. A veces, si el plan está atrasado respecto al calendario, los miembros del equipo llegan a la conclusión de que el proyecto no tiene éxito. Los planes pueden cambiar pero intente que apenas cambie sistemáticamente, con nuevas fechas y la necesidad de aprobación de los cambios.

14. Apoye las reuniones del equipo y los procesos de los miembros en el equipo.

En este punto, es fundamental que los supervisores del equipo se mantengan disponibles para proporcionar apoyo y recursos según sea necesario. El supervisor debe monitorear periódicamente los progresos de los miembros del equipo en la consecución de sus objetivos., además de proporcionar estímulo permanente y visibilidad a los miembros.

15. Celebrar regularmente los logros.

Una de las mejores maneras de evitar la frustración es celebrar periódicamente los logros. Mantenga sus ojos en los éxitos pequeños y recurrentes, para fortalecer al equipo.