Pueden ser un gran dolor de cabeza para las empresas las disputas en cuentas por cobrar, ya que afectan de forma directa el flujo de efectivo de la empresa. Las disputas no resueltas o la gestión ineficiente de las mismas, podrían generar un alto costo tanto económico como de tiempo y recurso humano. Es importante por lo tanto, una resolución rápida de disputas, mientras se mantiene una experiencia positiva para el cliente. Garantizar esa velocidad de acción es una necesidad absoluta en la actualidad.

Resolución de disputas

La resolución de disputas es el proceso para resolver cualquier tipo de discrepancia que pueda derivar de la inexactitud o el carácter incompleto de las facturas y los documentos de facturación.

Los clientes por lo general tienden a retrasar el pago en caso de múltiples disputas. Y si estas no se resuelven rápidamente, el monto adeudado podría dañar el flujo de efectivo de una empresa, lo que resultaría en una pérdida financiera directa del negocio. La solución de controversias entonces también podría definirse como una serie de medidas necesarias para resolver eficazmente los conflictos entre partes, con el fin de no poner en peligro el pago adeudado a un proveedor.

Tipos de disputas

Previo a establecer estrategias para resolver disputas de manera rápida y eficiente, primero es clave familiarizarse con los diversos tipos de disputas:
De precios: Surge debido a la diferencia de precios entre el cobro y el precio que fue acordado por ambas partes.
De calidad: Se manifiesta cuando se cuestiona la calidad del producto o servicio facturado.
Administrativa: Nace de la falta de documentos o cuando son incorrectos.
Por bienes no contabilizados: Surge debido a la facturación de bienes o servicios no contabilizados.
De doble facturación: Disputa que se manifiesta cuando la entrega se factura dos veces por error.

Proceso de gestión de disputas

El proceso tradicional de resolución de disputas suele tender a errores por implicar muchas tareas manuales y redundantes, que consumen la mayor parte del tiempo de trabajo de un analista.

Este proceso conlleva el trabajo desde recibir las disputas, hacer un seguimiento y priorización de casos, para luego identificar toda información relevante de los interesados. 

Luego de determinar toda esa información, el analista investiga y manualmente analiza la disputa. Puede que en el caso de faltar documentos sean necesarias más instancias de pedido de documentación, para finalizar resolviendo la validez o no del reclamo. El analista entonces determina cómo manejar el caso: si se debe reembolsar, cancelar o cobrar.

Desafíos

La gestión de disputas tradicional implica muchos desafíos, por los cuales las empresas de todo el mundo pierden demasiado tiempo y dinero en la resolución de disputas.

Costo adicionales para resolver los casos rápidamente, el tiempo consumido por los analistas para recopilar datos y pruebas, la colaboración de varios departamentos para verificar validez de casos, el ser procesos manuales y con posibilidad de error humano, son algunos de los desafios que presenta el proceso de resolución de disputas

Grupo Emac ofrece una rápida respuesta en resolución de disputas, evitando a su empresa ocupar recursos en este tipo de procesos. Nuestros servicios se encuentran dirigidos a empresas que deseen optimizar su flujo de cobranza a través de la reducción en los tiempos de cobro, además de la disminución de los costos operativos del sector.