En esta oportunidad nos abocaremos a la pregunta sobre ¿Cómo realizar el proceso de gestión de cobros – por escrito, teléfono, en persona?

Antes de escribir, llamar o visitar, asegúrese de tener al alcance de su mano, ya sea en papel o en su monitor, toda la información que necesitará para completar su escrito, llamado o visita. Esto puede incluir números de orden de compra y / o contrato, detalle de la factura, detalle de la nota de crédito, cheques no aplicados, correspondencia relacionada, declaraciones y copias de cualquier instrucción de facturación, etc. También revise la información reciente sobre los hábitos de pago de su cliente con su organización, su situación financiera y operaciones. Esta información puede darle pistas sobre por qué su cliente no le está pagando. Además, le dará la oportunidad de hacer preguntas más incisivas y adaptar su solicitud de pago para obtener mejores resultados.
Probablemente el mejor método de cobro es en persona, porque usted está cara a cara con su cliente. En algunos casos, puede ser favorable invitar a su cliente a su oficina para hablar de la cuenta, o cumplir con ellos en un lugar neutral. Pero las reuniones cara a cara pueden ser costosas en tiempo y dinero.
La vía telefónica es probablemente el método de cobro más rentable. Es rápido, da la oportunidad de escuchar lo que su cliente tiene que decir, y sin embargo estás en su escritorio con acceso a toda la información que necesita. Siempre observe buenos modales telefónicos e intente que sus llamados cumplan una estrategia. Si observa que las cosas están desequilibrándose, simplemente inténtelo en otra oportunidad cercana con más calma y no escarmiente.
Por medios escritos, en especial vía email es que se realizan actualmente las solicitudes. Es también una práctica rentable y simple. La contrapartida es que no siempre puede saber si su correo fue recibido ni leído. Incluso pueden existir casos en que el cliente asegura no haber recibido aviso o podría echar la culpa al mal funcionamiento de la tecnología en caso de manejarse facturas electrónicas o sistemas de invoicing automáticos, por poner algunos ejemplos.
Sea cual sea el método elegido, antes de hacer su solicitud de pago, decida cuál es su posición de respaldo. A pesar de que siempre debe pedir el pago completo de inmediato, usted sabe que en algunos casos no puede obtenerlo. Para eso es importante saber si posición de respaldo, es decir, conocer el momento y la cantidad mínima de dinero que usted aceptará. Mantenga esto como una herramienta de negociación.
Si usted no tiene la autoridad para hacer concesiones durante una posible negociación, discuta antes el asunto con quien esté a cargo en su empresa, y llegue a un entendimiento sobre qué tipo de oferta podría aceptar.
En algunos casos usted protegerá mejor sus intereses aceptando un pago mínimo, en lugar de insistir en un pago completo inmediatamente. Y esto será posible conocerlo cotejando la información que posee sobre su cliente y sobre su propia empresa.