Continuamos con nuestra serie de artículos acerca de los pasos a considerar en el proceso de cobro para tratar en este caso el asunto de la frecuencia en qué realizar el seguimiento.

Si su cliente se compromete, anote la fecha y la cantidad estipulada en un calendario y haga el seguimiento si el cobro no llega. Esto es importante. Si no lo hace, su cliente puede pensar que no es tan importante para usted y puede demorar aún más el pago. Parte del seguimiento consiste en otorgar a sus pedidos la importancia adecuada.

Al estructurar los pagos a lo largo del tiempo, opte por pagos semanales y no cada dos semanas o pagos mensuales. Siempre debe confirmar cualquier plan de pago por escrito, y utilizar las fechas reales y las cantidades de los pagos. Aunque no es posible en todos los casos, trate de mantener la mercancía o servicio fluyendo al cliente durante su proceso de cobro. Su capacidad para seguir apoyando al cliente y en qué nivel de volumen, debe basarse en el margen bruto que su empresa gana en el mantenimiento de la cuenta. Esta acción se puede definir en su política de crédito y cobro. En algunos casos puede que tenga que retener los envíos o limitar el servicio brindado, pero recuerde que al hacer esto, ha cortado parte de su relación. El cliente puede necesitar sus bienes para recaudar efectivo para pagar la mercancía no pagada, por ejemplo.

En cualquier plan en el que continúe enviando mercancía u ofreciendo el servicio, organice los pagos de modo que excedan el valor con el fin de reducir el saldo vencido a cero al final del período de pago. Usted puede hacer esto con una serie reestructurada de pagos, o atando cada orden en un sólo pago; es decir, enviar un cobro de $ 500 con cada pedido de $ 250.

Si su plan de pago incluye tomar cualquier garantía o seguridad, asegúrese de que su departamento legal o representante revise cualquier acuerdo formal antes de que se finalicen. Durante cualquier acuerdo de pago donde continúe enviando bienes o prestando servicios durante el período de cobros, esté preparado para detenerse si los pagos no se realizan según lo acordado, usted se entera que otros acreedores comenzaron acciones legales con su cliente por su morosidad, un banco ha llamado su préstamo, etc.