Uno de los mayores problemas para las pequeñas empresas es lograr que sus clientes les paguen puntualmente. Los clientes eligen cada vez más retrasar el pago para mejorar su propio flujo de caja o intentar renegociar el costo de un producto o servicio una vez que se ha recibido o realizado.

La clave para garantizar el pago inmediato es regular la relación por adelantado. Todas las empresas deben contar con términos de negocios sólidos y/o contratos que sean por escrito y vinculantes para todos los clientes. Los términos de estos acuerdos deben cubrir, entre otras cosas:

La obligación de pagar por los bienes o servicios y una descripción clara de los cargos a pagar.
Una disposición que establezca cuándo se debe pagar. Una buena formulación es por ejemplo: “el pago vence dentro de los 14 días posteriores a que el proveedor haya proporcionado al cliente una factura por los servicios.
Una disposición que establezca que los intereses a una tasa especificada se deberán a los pagos atrasados.
Llegado el caso, informar de la capacidad de suspender la provisión de bienes y / o servicios cuando hay un saldo pendiente adeudado al proveedor.
Llegado el caso, informar de la posibilidad de retener el título de los bienes hasta que se haya realizado el pago completo.

Pero además se debe seguir el procedimiento correcto para asegurar el cobro.
Para que las sumas sean pagaderas, deben haberse exigido. Todas las empresas deben enviar las facturas a sus clientes de forma clara, indicando el monto adeudado, el plazo de pago y los bienes y / o servicios con los que se relaciona la factura. El plazo de pago debe reflejar lo establecido en los términos de negocio o contrato del cliente.
Al vencimiento del plazo de pago, las cantidades vencen y son pagaderas. En este punto, si las sumas no se han pagado, el proveedor debe enviar un recordatorio cortés al cliente indicándole que la factura no se ha pagado y solicitando el pago lo antes posible, pero en cualquier caso dentro de los siete días.
Si no se ha realizado el pago al vencimiento de este período, el proveedor debe escribir nuevamente al cliente en un lenguaje formal que realice el pago inmediato. Esta carta debe advertir que el proveedor se reserva el derecho de tomar ciertas medidas si el pago no se recibe en una fecha especificada. Estos pasos pueden incluir rescindir el contrato con el cliente, suspender la provisión de los bienes y / o servicios, buscar la devolución de los bienes a los que el proveedor ha retenido el título y comenzar los procedimientos legales para la recuperación de las sumas adeudadas.