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Es cierto que en ciertas ocasiones un recordatorio no es suficiente, por lo que es fundamental llevar adelante estrategias que complementen el recordatorio y lograr el objetivo sin descuidar la relación con el cliente.
Recomendamos que el envío de recordatorios siga ciertas pautas para articular una buena resolución: en primer lugar, los mismos deben aplicarse en el marco de una estrategia de cobranza global. Por otra parte, resulta fundamental que el tono del primer reclamo no sea el mismo que el del tercer recordatorio.
Primer recordatorio de pago
Es indistinto si el primer mensaje se envía antes o después del vencimiento del pago. La decisión es subjetiva a cada negocio.
Si el recordatorio es enviado antes de la fecha de vencimiento, debería consistir en un aviso cordial, que recuerde cuál es el período que adeudan y los modos de cancelarlo. Este debería ser muy distante de un reclamo, y más cercano a una herramienta para prevenir el olvido.
Si el recordatorio decide enviarlo luego del vencimiento sugerimos enviarlo en el plazo de algunos días después de haber vencido para evitar una instancia de que el cliente reclame de que ya canceló la deuda (considerando los posibles tiempos de acreditación)
Segundo recordatorio
Este se envía cuando se confirma que el pago no fue efectuado. Han pasado los días y el pago no fue acreditado. En este caso, las palabras deberían expresar firmeza y claridad. De la misma forma, deberá acercar al cliente la información sobre saldo deudor, y formas de pago posibles.
Tercer recordatorio
En este tercer envío, se podrían incluír las consecuencias que derivan en la falta de pago: desde cobro de intereses hasta acciones legales.
Si estas estrategias no obtienen resultados, se deberá pensar en otra estrategia para poder llevar a cabo el cobro.
¿Cómo mejorar la efectividad de los recordatorios de pago?
Hay varias herramientas útiles para recordar o reclamar el pago. La primera puede ser los envíos de recordatorios automatizados. Pueden ser un gran aliado para mantener al tanto a los clientes sin necesidad de un seguimiento intensivo, ahorrando tiempo de trabajo para el sector de cobranzas.
Otra herramienta podría ser ofrecer un portal online, ágil, donde puedan encontrar toda la información pertinente a lo adeudado, fechas, facturación y vencimientos. Es una opción moderna que le brinda independencia al cliente tanto como se ahorra tiempo de consultas dentro de su negocio.
Siguiendo con las herramientas actuales, incorporar links o botones de pago también es una buena idea. Cuanto más fácil sea el camino al pago, más posibilidades de éxito hay. Menos pasos y más transparencia son sinónimos de una buena experiencia.
Incorporar herramientas específicas tales como portales de gestión de cobranza también puede ser de mucha utilidad. Permite mantener actualizados los estados de cobro de los clientes, con detalle de cada gestión morosa.
Ideales para automatizar e integrar en una interfaz todo lo necesario para llevar a cabo las tareas de cobranza. Desde una misma plataforma llevar a cabo acciones y a la vez analizar información por medio de algoritmos predictivos y dashboard de estadísticas. Desde Grupo EMAC podemos ofrecer un sistema de esas características, con la capacidad de incrementar la productividad del equipo de analistas brindando la información de las cobranzas con mayor prioridad.
Para concluir, saber cuándo enviar recordatorios de pago y de qué manera dirigirse a los clientes hace a la buena resolución de falta de pago y hace a la buena convivencia cliente-proveedor.