En el artículo anterior hicimos una introducción al cobro de deudas durante fin de año y mencionamos los obstáculos que se presentan en ese período para esa tarea. Para ayudar a superarlos, hay algunas acciones que puede ejecutar, como por ejemplo, debe realizar muchas llamadas de seguimiento para asegurarse de que su pago va por buen camino o pronto aprenderá que los encargados se han tomado vacaciones o que el departamento de finanzas está operando con un equipo acotado. Nótese que hemos dicho llamadas, ya que es más personal y directo que un correo electrónico y además podrá notar si sólo están ganando tiempo o efectivamente se están tomando cartas en el asunto.

Considere que estas demoras en los pagos también dan a muchos propietarios de negocios un comienzo de año problemático. Las situaciones difíciles de flujo de caja a veces tardan los primeros tres meses en estabilizarse. Para esto, es bueno tener un sistema que le ahorre a su negocio este problema. Estas son algunas de las cosas que puede hacer para mejorar su cobro de deudas.
Primero, tenga una política crediticia bien pensada. Su personal de ventas y servicio siempre debe conocer esta política. Deben ser capaces de explicar esta política a los clientes y debe resumirlo cortésmente en sus cotizaciones y facturas. Debe crear una política de crédito que sea amigable con su negocio y su flujo de caja.
En segundo lugar, asegúrese de que su factura esté bien formateada y le permita al cliente ver toda la información esencial fácilmente, desde la fecha de vencimiento hasta los detalles de la cuenta bancaria. Asegúrese de que estos artículos estén bien indicados en su factura. Lo que también debe ser claro es la palabra “Factura”, detalles bancarios de remesas, números de impuestos, fecha de factura, descripción clara de productos o servicios entregados, montos adeudados, impuestos de ventas / IVA, fecha de vencimiento del pago y términos también. Asegúrese de que su factura se pague inmediatamente cuando se entregan los bienes o servicios o se recibe la orden de compra.
Tercero, haga seguimiento antes de su vencimiento. No crea que su factura comenzará a procesarse inmediatamente si el cliente la recibe. Pocos clientes hacen esto. Sea proactivo y realice seguimiento para que, en el proceso, cree una relación con el departamento de pagos para trabajar en su pago.
En el seguimiento, asegúrese de preguntar si hay alguna duda sobre su factura y si el cliente es claro con sus términos. En caso de que surja algún problema, tendrá la oportunidad de aclarar o hacer correcciones en la factura, de ser necesario. Una de las mejores maneras de garantizar que le paguen a tiempo es un seguimiento cercano y cortés. Donde corresponda, escriba cartas recordatorias o correos electrónicos.